Innovatiegericht inkopen houdt in dat aanbesteders betere, efficiëntere en/of duurzame(re) oplossingen inkopen, al dan niet in samenwerking met marktpartijen. Het gaat hierbij dus niet om de gebruikte aanbestedingsprocedure, maar om de in te kopen levering, dienst, werk of proces. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

De concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandelingen zijn de bekendste procedures om innovatiegericht in te kopen. Maar: innovatiegericht inkopen kan in beginsel met elke aanbestedingsprocedure, zowel onder als boven de Europese drempelwaarden. Als het gaat om het inkopen van ‘innovatie’, kunnen aanbesteders ook de procedure van het innovatiepartnerschap toepassen waarbij de aanbesteder in samenwerking met een of meer marktpartijen eerst een onderzoek en ontwikkelfase doorloopt. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Het innovatiepartnerschap is een samenwerkingsvorm afgeleid van de Europese aanbestedingsprocedure van het innovatiepartnerschap, waarbij de aanbesteder een aanbestedingsprocedure doorloopt om een marktpartij te contracteren als ‘innovatiepartner’. Partijen doorlopen vervolgens gezamenlijk een zogenaamde onderzoek & ontwikkelfase, waarna de aanbesteder – zonder nieuwe aanbestedingsprocedure – deze oplossing kan aankopen. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

De procedure van het innovatiepartnerschap is een relatief nieuwe aanbestedingsvorm geïntroduceerd met de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU. In de regelgeving bestaat het al een tijdje, maar in de praktijk begint deze aanbestedingsprocedure langzaamaan door te dringen als hèt concept voor flexibel en oplossingsgericht inkopen. Het innovatiepartnerschap biedt tal van mogelijkheden die de praktijk vooruit helpen.

In het innovatiepartnerschap doorloopt een aanbesteder namelijk een aanbestedingsprocedure om – afhankelijk van zijn keuze – één of meerdere marktpartijen te contracteren als innovatiepartner. De aanbesteder doorloopt vervolgens samen met de innovatiepartner(s) een onderzoek- en ontwikkeltraject, waarna de aanbesteder de ontwikkelde (innovatieve of sterk verbeterde) producten, diensten of werken kan aankopen.

Waar voorheen een afzonderlijke aanbestedingsprocedure nodig was voor de aankoop van een ontwikkelde oplossing, hoeft dat met het innovatiepartnerschap dus niet. De aanbesteder en de marktpartij werken als innovatiepartners samen om een oplossing te onderzoeken en ontwikkelen, waarna de aanbesteder deze kan afnemen van de marktpartij. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Deze procedure mag, volgens de aanbestedingsrichtlijnen en de nationale implementatie in de Aanbestedingswet, worden toegepast indien:

• er behoefte is aan “innovatieve producten, diensten of werken”; en
• “met de aanschaf van reeds op de markt beschikbare producten, diensten of werken niet in die behoefte kan worden voorzien”.

De definitie van “innovatie” is volgens de aanbestedingsrichtlijnen: “de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijke verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces, waaronder, maar niet beperkt tot productie-, bouw- of constructieprocessen, een nieuwe verkoopmethode of een nieuwe organisatiemethode in de bedrijfsvoering, organisatie op de werkvloer of de externe betrekkingen onder meer om maatschappelijke problemen te helpen oplossen dan wel om de Europa 2020-strategie voor slimme, duurzame en inclusieve groei te ondersteunen”.

Met andere woorden, het innovatiepartnerschap mag worden toegepast indien een aanbesteder behoefte heeft aan een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, dienst of proces én de huidige markt daar niet in kan voorzien. In navolging van de Europese Commissie wordt hier dus een relatief breed innovatiebegrip gehanteerd. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Een aanbesteder kan concluderen dat de huidige markt niet in zijn behoeften voorziet na een voldoende uitgebreid marktonderzoek. Hoever een aanbesteder daarin moet gaan, is afhankelijk van het product, de dienst of het werk waaraan hij behoefte heeft. Dit kan dus variëren van een onderzoek in enkele lidstaten tot een wereldwijde marktanalyse, zoals bijv. bij specialistische medisch apparatuur.

Wij adviseren om tevens een marktconsultatie te houden om input te krijgen van de belangrijkste marktspelers op de voorgenomen vraagstelling en wijze van aanbesteden. Op deze manier kunnen aandachtspunten van potentiële inschrijvers meteen meegenomen worden in het vooronderzoek. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

De aanbestedingsprocedure van het innovatiepartnerschap bestaat na de voorbereiding ervan uit drie onderdelen:

1. de selectiefase c.q. mededingingsfase;
2. de onderzoek- en ontwikkelfase; en
3. de aankoopfase.

In de eerste fase doorloopt de aanbesteder een aanbestedingsprocedure dat gelijkenissen vertoont met de procedureregels van een mededingingsprocedure met onderhandeling. Hierbij onderhandelt de aanbesteder met inschrijvers over de eerste en opvolgende inschrijvingen zodat inschrijvers de inhoud ervan kunnen verbeteren vóór definitieve inschrijving. Partijen onderhandelen niet over minimumeisen en gunningscriteria. De een of meer inschrijvers die de opdracht definitief gegund krijgen, worden gecontracteerd als ‘innovatiepartner(s)’ van de aanbesteder.

In de onderzoek- en ontwikkelfase geven de aanbesteder en innovatiepartner(s) uitvoering aan de overeenkomst, waarbij de structuur de stappen in het onderzoeks- en innovatieproces volgt. Zoals art. 2.126d Aanbestedingswet aangeeft, kan dit gaan om de fabricage van goederen, de verlening van diensten of de voltooiing van werken. In deze fase van het innovatiepartnerschap worden tussentijdse te bereiken doelen bepaald met bijbehorende vergoedingen. Hierbij kan gedacht worden aan gestelde mijlpalen in bijvoorbeeld de ontwikkeling van een product of dienst, maar ook de voortgang van een werk.

Indien de ontwikkelde innovatieve oplossing voldoet aan het afgesproken prestatieniveau en blijft onder de maximumkosten, kan de aanbesteder aan het einde van de onderzoek- en ontwikkelfase besluiten om de ontwikkelde innovatieve oplossing af te nemen van de innovatiepartner(s). De zogenaamde aankoopfase vangt dan hierbij aan. De aanbesteder heeft de innovatieve oplossing waar hij naar zocht, de innovatiepartner(s) de commerciële afnemer en investering in de toekomst. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

De duur van een innovatiepartnerschap is afhankelijk van het probleem en de bijbehorende oplossing. Het ene onderwerp vergt in de gunningsfase van de aanbesteding bijvoorbeeld meer onderhandelingen dan bij een ander onderwerp of probleem. Andersom kan er ook geen termijn vooraf in de wet worden vastgesteld voor de onderzoek- en ontwikkelfase: dit is allemaal afhankelijk van de partijen, het onderwerp van de aanbesteding en de beoogde oplossing. De wet- en regelgeving stellen, anders dan de standaard minimumtermijnen aan een aanbesteding, dan ook geen andere eisen aan de termijnen. In de praktijk gaat het om meerjarige samenwerkingen, waarbij de selectiefase in ieder geval arbeidsintensief is en de relatie meer ziet op een samenwerking dan een klassieke opdrachtgever-opdrachtnemerverhouding. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Artikel 2.126b lid 6 Aanbestedingswet bepaalt dat de aanbesteder in de aanbestedingsstukken dient op te nemen welke regels van toepassing zijn op de intellectuele eigendomsrechten.

Het intellectueel eigendomsrecht kent vele mogelijkheden en afhankelijk van de investeringen van de aanbesteder enerzijds en die van de innovatiepartner anderzijds, dient hier een proportionele keuze gemaakt te worden. Uiteraard kan bij de marktconsultatie ook aan de potentiële inschrijvers gevraagd worden hoe zij hiernaar kijken en of zij reeds bepaalde voorkeuren hebben. Hier kan dan rekening mee worden gehouden bij het uitschrijven van de aanbesteding. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Er zijn verschillende redenen om te kiezen voor innovatiepartnerschap:

1. Keuze in het belang van aanbesteders en marktpartijen

Marktpartijen worden gestimuleerd om tijd en geld te investeren in innovatie, omdat de aanbesteder mee investeert in de onderzoek- en ontwikkelfase en in de aankoopfase de ontwikkelde oplossing zonder aanbesteding kan aankopen bij deze innovatiepartner. Marktpartijen lopen hierdoor minder risico bij het investeren in innovatie en hebben de zekerheid van een afzetmarkt en een investering voor de toekomst.

Aanbesteders werken samen met de innovatiepartner en hebben derhalve belangrijke invloed op de onderzoek- en ontwikkelfase. Bij een succesvolle ontwikkeling krijgen aanbesteders vervolgens de maatwerkoplossingen waar ze behoefte aan hebben en hoeven ze hiervoor geen nieuwe aanbesteding uit te schrijven.

2. Flexibiliteit in elke fase

Alle fasen van het innovatiepartnerschap kunnen afhankelijk van de beoogde oplossing nader ingericht worden: in de te stellen eisen in elke fase, het aantal innovatiepartners, maar ook de inrichting en duur van het traject in zijn geheel. De Aanbestedingswet schrijft enkele procedurele voorschriften voor die in acht moeten worden genomen, maar dit zijn er relatief weinig. Bovendien bieden deze voorschriften ook de nodige ruimte voor flexibiliteit.

Enkele voorbeelden hierbij:

• De aanbesteder bepaalt de criteria voor de selectie van marktpartijen waarna de onderhandelingen plaatsvinden;
• Deze onderhandelingen kunnen één ronde inhouden, maar kunnen ook meerdere schriftelijke rondes en onderhandelingen betreffen;
• De mededingingsfase biedt in ieder geval veel ruimte vor overleg en interactie;
• De duur van de onderzoek- en ontwikkelfase is afhankelijk van het probleem en de aangeboden oplossing. Idem voor de aankoopfase;
• De aanbesteder bepaalt vooraf hoe hij zal omgaan met de relevante intellectuele eigendomsrechten;

De aanbesteder bepaalt de spelregels en kan dus bepalen hoe de samenwerking eruit komt te zien in de verschillende fasen. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Hoewel een innovatiepartnerschap voordelen kent, heeft het ook minder positieve kanten:

1.Onbekend maakt onbemind

De aanbestedingsprocedure van het innovatiepartnerschap is geen traditionele aanbestedingsprocedure. Dat geeft ruimte voor flexibiliteit, maar dat kan ook nadelig uitpakken.

De flexibiliteit van de procedure maakt dat aanbesteders niet een vastomlijnd pad kunnen volgen, maar zelf goed na moeten denken hoe zij de procedure precies willen inrichten. Innovatiepartnerschap houdt een langdurige en intensieve samenwerking met marktpartijen in. Om problemen te voorkomen, moeten aanbesteders op voorhand voldoende aandacht schenken aan de inrichting van de samenwerking.

Potentiële inschrijvers kunnen terughoudend zijn om mee te doen, simpelweg vanwege onbekendheid met de procedure en een gebrek aan een vaste omlijning. Dat resulteert in een beperktere pool van inschrijvers.

2. Koplopers dragen risico

Aanbestedende diensten die kiezen voor innovatie lopen vooruit op andere aanbesteders, want het innovatiepartnerschap is onbekender terrein en dus risicovoller en duurder? Dit hoeft niet per definitie het geval te zijn. Een must is dat de betrokkenen qua inhoud en proces veel inzet tonen en accepteren dat – zeker de eerste keer – het inrichten van de procedure tijdsintensief zal zijn.

Verder geldt dat onderzoek en ontwikkeling een kostbaar proces is zonder garantie op een succesvolle uitkomst. De innovatiepartnerschap kan dan tot zijn einde komen voordat de investering zich heeft kunnen afbetalen; een risico inherent aan innovatie. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.

Een aanbestedende dienst kan bij complexe opdrachten gebruik maken van de concurrentiegerichte dialoog. Het doel van deze aanbestedingsprocedure is om via dialogen een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbesteder voldoen. Op grond van deze oplossingen worden geselecteerde gegadigden uitgenodigd om in te schrijven. De concurrentiegerichte dialoog wordt dan ook veel gebruikt voor omvangrijke geïntegreerde infrastructuurprojecten, grote computernetwerken, projecten met een complexe en gestructureerde financiering enz. Er is een vraagbehoefte, een marktpartij schrijft in met een oplossing en de aanbesteder koopt deze oplossing in met definitieve gunning.

Het innovatiepartnerschap is geïntroduceerd om innovatie te bevorderen en is voor beperktere gevallen toepasbaar dan de concurrentiegerichte dialoog. De aanbesteder gaat bij het innovatiepartnerschap een samenwerking aan met een of meer marktpartijen voor de ontwikkeling en vervolgens de aankoop van oplossingen die nog niet bestaan of aanzienlijk verbeterd moeten worden.

In Europa behoort Nederland tot de groep van goed presterende landen bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen die bijdragen aan het integreren van het innovatiepartnerschap in de praktijk. Meer informatie? Zie hier voor de infographics.